hva er en delt postboks

Microsoft Exchange: Hva er en delt postboks?

Louie Exchange

E-post er ikke bare e-post

En Exchange e-postløsning er mye MYE mer enn bare e-post! For det meste så sender og mottar vi e-post uten å måtte lese bruksanvisningen, men det finnes utrolig mange flotte funksjoner som mange av oss (vanlige sluttbrukere) aldri benytter oss av.

En av disse kule funksjonene er det som kalles “delt postboks”.

En delt postboks er en felles postboks som flere mennesker i samme bedrift kan disponere for å lese og sende e-poster.

Delte postbokser gir også mulighet for alle disse menneskene å dele en felles kalender og felles oppgaver. Det gjør planlegging som et team kjempe enkelt!

Er ikke det genialt?

Om du jobber i en bedrift med 100 mennesker eller bare deg selv, er delte postbokser i Exchange en elegant funksjon som alle bedrifter kan få nytte av!

I denne artikkelen skal vi se på hvordan flere kan bruke en delt postboks, men er det kun deg i bedriften så er egentlig prinsippet det samme.

Her kan du finne ut hvordan du legger til en ny Exchange konto i Windows 2016 for Windows eller Mac

Hvorfor bruke delte postbokser? Samhandling!

La oss bruke litt fantasi her. Vi lager en fiktiv bedrift her nå for å se hvordan en delt postboks kan være et genialt verktøy å ha i kontor-verktøykassa di!

OK… Her har vi en mellomstor bedrift med 15 ansatte og alle har sin egen e-postkonto. Denne bedriften, Company AS, har en salgsavdeling og avdelingen er bygd opp av et team med 7 salgsmedarbeidere hvor jeg er en av de.

Når jeg sender og mottar e-poster, gjøres det fra kontoen min, louie@company.no. Men hva men hendvendelser som kommer fra hjemmesiden vår? Der har vi et kontaktskjema som fylles ut av interesserte prospekter. Men alle henvendelser kan ikke bare komme til meg!

Det hadde vært svært ineffektivt hvis jeg måtte alene svare på alle nye henvendelser som kommer inn. Jeg hadde aldri klart å følge opp alle sammen.

And that’s bad for the business!

Derfor har Company AS satt opp en delt postboks hvor jeg og de andre salgsmedarbeiderne deler tilgang! Når nye hendvendelser kommer inn, kommer de dit. Hele salgsavdelingen har tilgang til denne delte postboksen og nå kan hvem som helst svare på nye henvendelser når de kommer inn.

Hvem er det egentlig som svarer når flere har tilgang?

Godt spørsmål!

En delt postboks kan disponeres av flere mennesker og spesielle rettigheter kan gis til hver og en av de.

Send som gir rettigheter til å sende/svare på e-poster som den delte postboksen. For eksempel, hvis jeg logger meg inn på mailboksen min og åpner den delte postboksen Company AS og sender en e-post, ser det ut som at Company AS har sendt e-posten.

Send på vegne av gir rettigheter til å sende/svare på e-poster “på vegne av” den delte postboksen. For eksempel, hvis Glenn logger seg inn på sin postboks og åpner den delte postboksen Company AS Support og sender en e-post, ser det ut som e-posten ble sendt av “Glenn på vegne av Company AS Support”

Full tilgang gir en slags administrator rolle til de som har det. En bruker med “full tilgang” lar disponenten åpne den delte postboksen, å lese, legge til og slette innholdet. Får å kunne sende eller svare, må disponentet også ha “Send som” og/eller “Send på vegne av” rettigheter.

Bare toppen av isfjellet

Her er det bare fantasien som setter grenser! Alle som er disponent av en delt postboks får også tilgang til en delt kalender, delt kontaktliste og delte oppgaver.

En typisk bruk av en delt kalender er for å sette opp ferietid eller arbeidsvakter. Delte oppgaver gir en elegant måte å ha felles oppgaver hvor alle i teamet kan se hva som skal gjøres og hva som er gjort. Og selvfølgelig når en oppgave er krysset av hos en, så er den krysset av hos alle.

En delt postboks kan også bli brukt for bedrifts ressurser. Tenk på for eksempel et møterom. Den delte postboksen “Møterom 1” har en delt kalender og der kan alle som har tilgang se når møterommet er ledig. Det samme kan gjøres med felles firmabiler og firmahytter.

Genialt!

Det finnes et par viktige begrensninger

Før vi ser på begrensningene så er det viktig å vite at delte postbokser kan opprettes helt gratis. I hvert fall her hos oss og mange andre Exchange leverandører.

Derimot, hvis du betaler for å ha delte postbokser anbefaler jeg deg å sjekke opp dette med leverandøren din. Da tror jeg det kanskje er tid for å bytte til en annen IT leverandør.

  1. Ingen brukernavn eller passord Du må ha en lisensiert Exchange e-postkonto for å få tilgang til en delt postboks. Ikke tro at alle i firmaet kan bare bruke delte postbokser uten å ha egen. Det går ikke.
  2. Støttes ikke på mobile enheter Du får tilgang til en delt postboks via Outlook eller Outlook Web App. Du kan fortsatt bruke mobilen din for å lese/svare/sende via Outlook Web App, men du vil ikke få en varsling via mobil appen når nye meldinger kommer inn.

Det finnes også en delt postboks “life-hack” for begrensning nr2

Det kan være litt frustrerende å ikke få varsling når nye meldinger kommer inn. Nesten alle bedrifter forstår hvor viktig det er å svare en ny henvendelse så fort som mulig. For dere som vil benytte delte postbokser men ikke sitter foran en datamaskin hele dagen, har vi en grei delt postboks “life-hack” for deg!

Det går ann å sette opp en automatisk videresending til din vanlig Exchange konto. Da sender Exchange serveren din en kopi e-post til deg så fort den delte postboksen har mottat den. Nå får den varslingen som du ellers ikke hadde fått!

Har du et helt team som jobber “ute”, så er det bare å sette opp en videresending til en distribusjonsliste. Da får hele teamet beskjed uansett hvor de skulle befinne seg!

Det eneste å huske på her er at hvis du svarer fra kopien, så ser ikke andre at du har svart. Da er det lurt å logge seg inn på mailboksen sin og gå inn på den delte postboksen å svare derfra slik at alle i teamet ser at den nye henvendelsen er behandlet.